Validierung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern
Durch Umsatzsteuerbetrug entgehen den einzelnen Ländern der EU jährlich Milliardenbeträge verloren.
Ein geeignetes Mittel, diesem Betrug entgegen zu arbeiten ist die gesetzliche Anforderung zur Prüfung der ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – USt-IdNr. (VAT-ID) für den umsatzsteuerbefreiten, innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr in der EU.
Die Erfüllung dieser Prüfpflicht ist auch ein Bestandteil der Prüffelder in einer Betriebsprüfung nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.
Diese “Sorgfaltspflicht des ordentlichen Kaufmanns” gilt als nicht erfüllt, wenn nicht für jede einzelne Rechnung die entsprechende Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vorab geprüft wird.
Elektronisches Bestätigungsverfahren
EU-weit ist deshalb ein sogenanntes elektronisches Bestätigungsverfahren eingeführt worden. Einzelne Staaten der EU verpflichten die ansässigen Unternehmen, ihre Bestätigungsanfragen an nationale Stellen zu richten. Andere Staaten verlassen sich auf das „VAT Information Exchange System (VIES)“ der EU.
Prüfpflicht
Falls sich die USt-IdNr. des steuerfrei behandelten Leistungsempfängers im Nachhinein als inkorrekt erweist oder die Prüfpflicht versäumt wurde, droht die Umsatzsteuerschuld auf das leistende Unternehmen überzugehen. Dies kann z.B. im Rahmen einer Betriebsprüfung festgestellt werden.
Im Einzelfall kann es dabei auch dazu kommen, dass die gesamte Buchführung verworfen wird.
Dokumentation
Die erfolgreiche Validierung einer USt-IdNr. ist gemäß Umsatzsteuergesetz und der – Durchführungsverordnung für jeden Beleg einzeln zu dokumentieren.
SOFTWARELÖSUNG VOLL INTEGRIERT IN SAP
Mit dem GATE: VAT-ID können Sie alle gesetzlichen Anforderungen im Rahmen einer vollautomatischen Lösung erfüllen
und die Voraussetzung für eine effiziente Entlastung der Mitarbeiter bei der sicheren Validierung der USt-IdNr. direkt im SAP-System schaffen:
- EU-weite elektronische Validierung gegen die verpflichtenden nationalen Stellen (BZSt) bzw. EU (VIES) gemäß nationaler Regularien (einfache und qualifizierte Prüfung, schriftliche Bestätigung)
- über Standard-Schnittstellen einfach in die Stammdatenverarbeitung der Debitoren integrierbar
- initiale Prüfung der existierenden Stammdaten
- Echtzeit-Validierung bei Neuanlage und Änderungen von Stammdaten und Erstellung von Rechnungen, voll integriert in SAP
- Warnfunktion bis hin zur Setzung von Sperren (z.B. Liefer- und Fakturasperre)
- automatische Dokumentation elektronischer, amtlicher Prüfbestätigungen
- bei einer OnPremise-Lösung bleiben alle Daten im Haus (Netzwerk) des Kunden